Auslagerung SAP Personalwirtschaftssystem und Personalabrechnungsdienstleistungen

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Gegenstand der Ausschreibung sind zwei Leistungsbestandteile, die aufgrund der erwarteten gemeinsamen systemtechnischen Grundlage und der übergreifenden Datenverarbeitung nicht in Lose getrennt, sondern gemeinsam an einen geeigneten Bieter vergeben werden sollen. Grundlegender Leistungsgegenstand ist die Bereitstellung einer auf SAP Software basierenden Lösung zum Personal- und Organisationsmanagement (HCM) als Software as a Service, zum Einsatz durch die Auftraggeber. Es obliegt dem Bieter als Auftragnehmer die jeweils geeignete und langfristig zu betreibende Lösung konkret zu bestimmen und während der Vertragslaufzeit in einem funktionsfähigen Zustand zu halten, vorzugsweise wird eine Bereitstellung auf Grundlage von SAP HCM for S/4HANA angestrebt. Dazu ergänzend wird die Erbringung der Personalabrechnungsdienstleistungen durch den Bieter vergeben, die basierend auf der bereitgestellten Softwarelösung zum Personal- und Organisationsmanagement erfolgen kann, jedoch nicht muss. Der Bieter ist insofern in der Wahl seiner Softwarelösung frei, etwaige Lizenzen und Nutzungsrechte, die zur Erbringung dieser Leistungen benötigt werden, sind als Teil seines Angebotes mit einzukalkulieren. Die Personalabrechnungsdienstleistungen werden somit im Sinne eines Business-Process-Outsourcings (BPO) vergeben und sind abschließend vom Bieter zu erbringen. Beide Leistungsbereiche sollen ab dem 01.01.2028 produktiv erbracht werden und eine Laufzeit von vier Jahren und für die Auftraggeber zwei Verlängerungsoptionen um jeweils weitere zwei Jahre umfassen, längstens somit bis zum 31.12.2035 erbracht werden. Für die Überleitung der Leistungen zum Bieter wird ein Zeitraum von einem Jahr vorgesehen, eine erste und vollständige Probeabrechnung ist spätestens zum 01.10.2027 zu erbringen. Die Zeit der Einführung und Überführung wird als Transition und Transformation der Regelvertragslaufzeit vorangestellt und ist ab dem 01.01.2027 angesetzt. Der Zuschlag auf die Leistungen wird insofern bis November 2026 geplant. Der Bieter ist zudem verpflichtet im Rahmen der Vertragsbeendigung eine Überleitung auf einen Folgeanbieter zu unterstützen und hierzu bis zu weiteren sechs Monaten den erforderlichen Support zu erbringen.