Promotion services for DISTINCT project

Serviciile solicitate a fi prestate pentru Lotul 1- Servicii de informare şi publicitate (campanie de promovare tv şi online, materiale promoţionale, comunicate de presă), constau în realizarea următoarelor activități: 1. Campanie de promovare TV și online, care include atât crearea materialelor (clipuri/spoturi și adaptări), cât și difuzarea acestora, cu furnizarea dovezilor de difuzare și a rapoartelor de performanță. Campania se derulează pe trei perioade anuale (2026–2028), prima perioadă putând fi parțială, în funcție de T0, fără a depăși eligibilitatea proiectului. Achizitorul va aproba toate produsele propuse de Prestator pentru campania de promovare TV şi online. 2. Relații publice / presă: realizarea și distribuirea a două comunicate de presă (la începutul și la finalizarea Proiectului);Achizitorul va aproba textul şi machetele propuse de Prestator pentru comunicatele de presă. 3. Materiale de informare și publicitate (realizare totală)incluzând concepție, grafică, pregătire pentru producție, producție/print și livrare. Achizitorul va aproba machetele propuse de Prestator pentru obiectele promoţionale înainte de producția de serie. Acestea sunt:a. panou permanent – 1 bucată;b. bannere indoor – 2 bucăți;c. roll-up-uri – 2 bucăți; 4. Obiecte promoționale / pachete promoționale: realizarea și livrarea a 200 pachete.Conținut minim pachet promoțional: fiecare pachet promoțional va conține, în mod obligatoriu, cel puțin următoarele elemente, care vor respecta specificaţiile din anexele prezentului Caiet de Sarcini şi elementele din Ghidul de Identitate Vizuală 2021-2027:(i) un material informativ tipărit privind Proiectul (ex.: pliant/broșură informativă), (ii) un instrument de scris personalizat/inscripționat (ex.: pix), (iii) o agendă (format orientativ A5) personalizată/inscripționată, (iv) o mapă (format orientativ A4) personalizată/inscripționată. Prestatorul poate include și alte produse/materiale promoționale, cu condiția respectării conținutului minim obligatoriu și încadrării în bugetul alocat. Achizitorul va aproba machetele propuse de Prestator pentru obiectele promoţionale înainte de producția de serie.Pentru prestația serviciilor care fac obiectul lotului 1 este obligatorie respectarea Cerință generală de conformitate (identitate vizuală din Ghidul de Identitate Vizuală 2021-2027).În consecință, toate materialele, acțiunile și livrabilele realizate în cadrul Contractului (campania TV și online – inclusiv spoturi/adaptări și materiale digitale, comunicatele de presă, panoul permanent, bannerele, roll-up-urile, materialele tipărite/informative și obiectele/pachetele promoționale, precum și orice alte materiale de comunicare aferente) vor respecta în mod obligatoriu cerințele de identitate vizuală și comunicare aplicabile Programului PoCIDIF, în vigoare la momentul realizării, conform ghidului/ghidurilor publicate de MIPE. Materialele și mesajele campaniei vor reflecta și respecta principiile orizontale aplicabile (ex.: egalitate de șanse și de gen, nediscriminare, accesibilitate pentru persoane cu dizabilități etc.), conform Anexei nr. 3 – Principii orizontale și cerințe de accesibilitate (campanie TV/online).Prestatorul va supune aprobării Autorității Contractante INS machetele/versiunile intermediare (inclusiv „bun de tipar”, scenariu/storyboard, spoturi în versiuni intermediare și variantele finale) înainte de producție/print/difuzare și livrare. Producția de serie și/sau difuzarea se realizează numai după aprobarea în scris a Achizitorului.Toate materialele realizate vor fi predate Autorității contractante în format editabil (de ex. AI/PSD/EPS/SVG/PDF – editabil) sau în format editabil echivalent, interoperabil și în format final pentru publicare (de ex. PNG/JPG/PDF; pentru materiale video: MP4 H.264, 1080p, 25 fps), după caz. Formatul editabil va permite realizarea de modificări asupra livrabilelor și salvarea lor în alte formate. Materialele vor fi livrate fără restricții tehnice (fără DRM). Implementarea campaniei de comunicare și promovare va avea loc etapizat şi va avea la bază Planul de lucru care va fi prezentat de ofertant în oferta depusă.Datele exacte a activităților din Planul de lucru pentru fiecare etapă a Lotului 1, în cazul în care vor apărea diferențe datorate etapelor temporale de desfășurare a prestației pot fi stabilite de comun acord cu reprezentanții autorităţii contractante, dacă va fi cazul, în funcție de desfășurarea activităților din proiectul general DISTINCT pe teren. Autoritatea contractantă va comunica în timp util Prestatorului toate termenele și informațiile necesare pentru a corela elementele distincte ale campaniei de comunicare cu implementarea activităților din Proiectul DISTINCT. Ofertantul va include în oferta tehnică un Plan de lucru, corelat cu etapele Faza 1 – Management, planificare și aprobare, Faza 2 – Materiale de informare/publicitate (realizare totală - inclusiv machete grafice), Faza 3 – PR / comunicate de presă , Faza 4 – Producție materiale campanie TV și online,Faza 5 - Difuzare campanie TV și online – Anul 1 (obligatoriu), Faza 6 – Difuzare campanie TV și online – Anul 2 (obligatoriu),Faza 7 – Difuzare campanie TV și online – Anul 3 (obligatoriu),Faza 8 – Obiecte promoționale / pachete promoționale.Drepturile patrimoniale asupra materialelor realizate se transferă Beneficiarului la recepția finală a serviciilor prestate și plată, nelimitat teritorial și pe toată durata de protecție legală, pentru toate utilizările necesare proiectului, cu drept de sublicențiere; ofertantul trebuie să furnizeze dovada plății și a dreptului de utilizare pentru orice element terț (muzică de fundal, imagini stock, efecte sonore, etc.) care intră în producția clipurilor și bannerelor. Prestatorul are obligația să transfere toate drepturile asupra creațiilor realizate în cadrul viitorului Contract, în totalitate, Achizitorului, fără ca acestea să fie grevate de sarcini sau limitate, în vreun fel.

Serviciile de organizare de evenimente aferente Conferinței de final a proiectului DISTINCT reprezintă servicii conexe în cadrul achiziției SERVICIILOR DE INFORMARE, PUBLICITATE ȘI ORGANIZARE EVENIMENTE PENTRU PROMOVAREA PROIECTULUI „DATE ȘI INFORMAȚII STATISTICE TEHNOLOGIZATE DE INTERES NAȚIONAL PENTRU CUNOAȘTERE ȘI TRANSPARENȚĂ - DISTINCT”, COD SMIS 343122. Serviciile solicitate constau în organizarea Conferinţei finale a proiectului DISTINCT-un pachet care include închirierea unei săli (cu toate dotările și echipamentele necesare), organizarea și asigurarea minimum 1 (unei) pauze de cafea (coffee break) și a mesei de prânz de tip bufet precum și a managementului evenimentului, cu respectarea cerințelor minimale din prezentul Caiet de Sarcini fără a se limita la acestea. DURATĂ: 1 zi, noiembrie (trimestrul IV) anul 2028, dar în funcţie de desfăşurarea proiectului data poate fi modificată în funcție de data finalizării prestației contractului pentru Servicii de dezvoltare, implementare și integrare sistem informatic integrat, inclusiv software de bază, instruire utilizatori al aceluiași proiect DISTINCT. Achizitorul va informa prestatorul cu cca. 30 de zile înainte care este data exactă a Conferinței de final a proiectului DISTINCT și orarul de desfășurare a acesteia. Prestarea de serviciilor de organizare a Conferinței de final a proiectului va respecta următoarele condiții: A) Localitatea de desfășurare :București b) Termen estimativ: 30 de zile lucrătoare înainte de finalizarea proiectului c) Numărul participanți/eveniment: 100 persoane d) Durata-1 zi, pentru un interval de maximum 8 ore, într-o zi lucrătoare. e) Tip sală: sală de conferințe (tip amfiteatru sau cu vizibilitate neobturată de stâlpi). f) Număr pauze de cafea:1(una) g) Număr prânzuri asigurate/eveniment: 1 (una). Rezultate aferente prestației serviciilor de organizare evenimente - lot 2 Rezultatele așteptate la încheierea prestației sunt: a) Eveniment finalizat (Conferința de final a proiectului cu participarea a 100 de persoane; b) Raport organizare eveniment. Plata finală este condiționată de Raportul de activitate prezentat de Prestator la finalul prestației. Rezultate aferente prestației serviciilor de organizare a Conferinței de final: realizarea prestației la un înalt nivel de calitate și profesionalism, conformitatea cu cerințele caietului de sarcini, a clauzelor contractuale și încadrarea în dispozițiilor aplicabile din Ordinul Președintelui ANAP nr. 1946/2024. Cerințele lotului 2:Conferinţa de închidere a proiectului se va desfășura la Bucureşti, într-un singur loc, într-un hotel clasificat la minimum 4 stele sau într-o locație echivalentă, care asigură condiții comparabile de desfășurare situat cât mai aproape de zona centrală, pentru 100 de persoane, pe parcursul unei singure zile, cu asigurarea suportului logistic din partea Prestatorului. Locația în care se va desfășura evenimentul va îndeplini următoarele cerințe: a) asigură spațiu suficient pentru a găzdui numărul de persoane aferent evenimentului, fără a fi aglomerat; b) asigură confortul participanților la eveniment având condiții optime pentru o bună desfășurare a acestuia: iluminare, climatizare, acces toaletă, posibilitatea de obturare a luminii (draperii/jaluzele etc.); c) sala să fie izolată fonic sau să nu se suprapună cu alte evenimente; d) spațiul destinat desfășurării evenimentului va fi diferit de spațiul/spațiile destinate pauzei de cafea şi a mesei de prânz); e) spațiul destinat desfășurării evenimentului va fi disponibil între orele 08:00 – 17:00 în ziua desfășurării evenimentului; f) mijloace de acces pentru persoane cu mobilitate redusă; g) lift/lifturi pentru accesul participanților (existența lifturilor va fi obligatorie în cazul în care spațiile de conferință/restaurantul se află la etaj). h) Locul desfăşurării evenimentului trebuie prevăzut cu următoarele dotări: i. mobilier (mese, scaune, pupitru), cabluri, prize, Internet wireless funcțional și gratuit, instalație de climatizare (funcțională și silențioasă), instalație de sonorizare, flipchart, markere etc.; ii. videoproiector cu rezoluție full HD + ecran de proiecție cu dimensiune adecvată prin raportare la dimensiunea sălii; iii. instalație de sonorizare cu mixer; iv. lumini, microfoane, prize, internet wireless și internet prin cablu, prezidiu - cel puțin 1 cameră de filmat, care să permită înregistrarea integrală a evenimentului; v. laptop cu sisteme software care să permită difuzarea materialelor de informare dedicate evenimentului, integrarea fluxurilor audio-video; vi. instalaţii necesare transmiterii în timp real a evenimentului pe rețelele sociale; Prestatorul va asigura prezența a minimum 2 (două) persoane care vor fi responsabile cu buna desfășurare a evenimentului În cadrul prestației serviciilor al lotului 2, Prestatorul va organiza și asigura la locul de desfășurare a evenimentului o pauză de cafea şi masa de prânz pentru numărul de persoane stabilit pentru eveniment. Pauza de cafea Prestația include o pauză de cafea va avea o durată de 30 de minute și va fi asigurată la locul de desfășurare a evenimentului pentru 100 de persoane. Masa de prânz Prestația include masa de prânz servită între orele 12:30 – 14:00 (estimare), organizată în stil bufet suedez şi va fi asigurată pentru un număr 100 de persoane. Pentru prestație se vor folosi, pentru a respecta principiile de dezvoltare durabilă și sustenabilitate- veselă reciclabilă (veselă de porțelan, cesti cu farfurie suport etc.), tacâmuri, farfurii, pahare, șervețele pentru toți participanții și alte asemenea după caz.