DFP software licenses, implementation and application management

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Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Softwarelizenzen für die SaaS‑Plattform nCino, einschließlich der zugehörigen Nutzungsrechte, Services und Bereitstellungsleistungen. Die Lösung ist als Cloud‑Dienst bereitzustellen und muss den geltenden regulatorischen Anforderungen für Finanzinstitute entsprechen. Der Auftrag umfasst im Einzelnen: a) Bereitstellung der Software • Zeitweise/mietweise Bereitstellung der nCino‑Plattform als vollständig gemanagter SaaS‑Dienst • Zugriff auf alle lizenzierten Module und Funktionen gemäß den Anforderungen des Auftraggebers (s. insbesondere die in diesen Terms enthaltenen Schaubilder mit Erläuterungen, bei Los 2) • Regelmäßige Updates, Wartung sowie laufende Funktionsverbesserungen b) Benutzerlizenzen • Lieferung der definierten Nutzerlizenzen • Staffelweise Bereitstellung der Lizenzen gemäß Projektphasen • Rückgaberecht zugunsten des Auftraggebers für nicht mehr benötigte Lizenzen zum nächsten Quartalsende (Reduktion um bis zu 10 % p.a.) c) Compliance und Sicherheit • Einhaltung relevanter aufsichtsrechtlicher Vorgaben, insbesondere Verordnung (EU) 2022/2554 (DORA), BAIT Kap. 10, MaRisk AT 9, DSGVO sowie Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LKSG) • Hohe Verfügbarkeit und Betriebssicherheit des Dienstes • Transparente Protokollierung und Auditierbarkeit (Log-Aufbewahrung ≥ 24 Monate)

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Umfang der nCino‑Implementierung; für eine noch ausführlichere Beschreibung siehe Anlage 5 der Vergabeunterlagen unter Punkt 4.2.1: Die im nCino Heatmap beschriebenen Funktionalitäten sind Bestandteil der Implementierung. Mindestens 90 % der Prozesse müssen dem nCino Goldstandard entsprechen. Das Projekt ist mehrphasig aufgebaut. Phase 1 umfasst die Ablösung des bestehenden SAP‑CRM‑Systems, die Optimierung und Digitalisierung der Finanzierungsprozesse sowie die Integration ausgewählter Umsysteme. Weitere Phasen dienen der Erweiterung von Funktionalitäten und ggf. der Ablösung weiterer Systeme. Gegenstand dieser Ausschreibung ist ausschließlich Phase 1. Phase 1 wird in mehrere Releases unterteilt. Release 1 umfasst das Produkt Corporate Darlehen (Neu‑ und Bestandsgeschäft inkl. Migration) sowie den vollständigen End‑to‑End‑Prozess von der Anbahnung bis Rückzahlung bzw. Verkauf einschließlich erforderlicher Schnittstellen. Die finale Release‑Planung erfolgt in der Discovery‑Phase. Das System ist deutsch‑ und englischsprachig einzuführen. Phase 1 – Ablösung SAP CRM Die Ablösung von SAP CRM ist bis spätestens 01.01.2028 umzusetzen. Phase 1 umfasst folgende Inhalte: Produkte Darlehen (Corporates, Financial Institutions, Project Finance) Bonds Unternehmens‑/Fondsbeteiligungen (Equity, Private Equity & Debt Funds) Sowie Sicherheiten • Garantien • EU‑Bürgschaften Organisationseinheiten: Standort Köln sowie 17 internationale Partnerstandorte (Projektarbeit in Köln oder remote) Prozessumfang: Vollständiger End‑to‑End‑Prozess inkl. Bestandsbearbeitung Anbindung aller bestehenden Systeme über Schnittstellen (Details siehe Anlage 5, Punkt 4.2.1) Funktionen mit Priorität 1 Kundenstammdaten inkl. Gruppenstrukturen Exposure‑ und Limitsteuerung Sicherheiten-/Collateralverwaltung Integration von ESG‑Funktionalitäten Dokumentenerstellung und ‑verwaltung Risikoüberwachung inkl. Covenants Syndizierung und Drittmittelmobilisierung Digitale Signaturen Die funktionale Bereitstellung aller Anbindungen ist sicherzustellen; die technische Umsetzung kann auch nicht‑automatisiert erfolgen. Die Integration beschränkt sich auf die Anbindung von nCino an die API Web Application Firewall. Weitere Funktionen (nach Prio 1): Financial Analysis (BARS), Spreads Pricing (RAROC, CREDIS) Risk‑Rating‑Systeme Dokumentenmanagement DEG‑Impulse‑Systeme Core‑System‑Schnittstellen Migration, zu migrieren sind: Kundendaten & Laufendes Geschäft Ab Release 1 ist eine Doppelbearbeitung in Alt und Neusystem ausgeschlossen. Die Daten liegen aktuell in SAP CRM (R/3) und CML/TRM (S/4). Leistungen des Implementierungspartners Der Partner muss über nachweisbare nCino‑Einführungserfahrung innerhalb der EU verfügen und übernimmt verantwortungsvoll: Projektmanagement & Governance Anforderungsanalyse & Fit‑Gap Konfiguration & Customizing von nCino Technische Entwicklung & Integrationen Datenmigration Testmanagement inkl. Testautomatisierung Change‑, Trainings‑ und Kommunikationsmaßnahmen Go‑Live, Cutover & Hypercare Sicherstellung der Skalierbarkeit Vorgehensmodell & Rahmenbedingungen, im Angebot darzustellen sind u. a.: Terminsichere Umsetzung bis 01.01.2028 Umgang mit Integrations‑ und Migrationsrisiken Projektrollen, Steuerung und Qualitätssicherung On‑/Nearshore‑Modell (EU/EWR) für produktive Daten; Offshore ohne Zugriff auf Produktivdaten Die beratende Beteiligung von nCino (Advisory) ist verpflichtend und erfolgt ausschließlich über den Auftragnehmer. Beispielhafte Projektpläne oder Referenzen können beigefügt werden. Die Beauftragung erfolgt als IT‑Beratungsvertrag (Time & Material) auf Basis angegebener Tagessätze.

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Auswahl Partner für Application Management Service

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Der Start des AMS erfolgt in Abhängigkeit vom erfolgreichen Go‑Live von Release 1, der derzeit für Q2/2027 geplant ist. Der AMS umfasst sämtliche Leistungen zur Sicherstellung des stabilen, sicheren und effizienten Betriebs der nCino‑Plattform. Verbindliche Grundleistung im Rahmen des AMS ist ausschließlich das Testmanagement. Alle weiteren im Folgenden beschriebenen Leistungen können optional und bedarfsgerecht durch die Auftraggeberin beauftragt werden und sind vom Auftragnehmer entsprechend als optionale Zusatzleistungen auszuweisen und separat zu bepreisen. Der AMS bildet damit die Brücke zwischen Implementierung und dauerhaftem Produktivbetrieb und stellt sicher, dass die Plattform zuverlässig, performant und regelkonform betrieben werden kann. Leistungsbestandteile Grundleistung (verbindlich): • Testmanagement Optionale Leistungen: • Incident Management • Service Requests • Problem Management • Change‑ & Release‑Management • Monitoring & Performance‑Betrachtung • Weiterentwicklung & Beratungsleistungen zu fachlichen Implementierungen Der AMS kann als gemischtes On‑/Near-/Offshore‑Modell erbracht werden, sofern SLAs, Qualität und Kommunikationsanforderungen gewährleistet sind. Die Kommunikationssprache ist Englisch; Kenntnisse der deutschen Sprache sind jedoch von Vorteil. Der Einsatz von Offshore‑Ressourcen ist grundsätzlich zulässig. Der Umgang mit Produktiv‑ oder produktionsnahen Daten ist hierbei ausgeschlossen. Tätigkeiten mit Zugriff auf Produktivdaten sind ausschließlich in einem On‑ oder Nearshore‑Modell innerhalb der EU/EWR zu erbringen. Die Leistungen werden vollständig oder überwiegend remote erbracht. Eine Leistungserbringung in den Räumlichkeiten der Auftraggeberin ist nicht erforderlich und nur in begründeten Ausnahmefällen nach vorheriger Abstimmung vorgesehen.