Procurement of event technology services
Original notice title
Tapahtumatekniikan palveluiden hankinta
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
45 / 100
Complexity
50 / 100
Risk factors
No estimated value or maximum framework value provided; cannot assess financial opportunity.
Tenders must be in Finnish; English only expected as additional capability.
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications
Overview
Moderate opportunityKey Facts
- Framework procurement
- Services contract
- 3 lots
- Event technology services and equipment rental for events organized by City of Tampere or in its premises/areas
- Four lots covering large events, small events, equipment rental, and experiential lighting
Show full summary
This is an open procedure for a framework agreement for event technology services and equipment rental for the City of Tampere, Finland. The framework consists of four lots: (1) large events (>1,000 participants), (2) small events (<1,000 participants), (3) equipment rental, and (4) experiential urban lighting. Up to 4 suppliers will be selected per lot. The contract covers comprehensive technical solutions including staging, lighting, AV, and related services. The deadline for tenders is 2026-08-30 at 20:59 UTC.
Risks
No estimated value or maximum framework value provided; cannot assess financial opportunity.
Tenders must be in Finnish; English only expected as additional capability.
Analysis may be incomplete
Only part of the procurement documentation was analyzed. Additional eligibility requirements, certificates, or submission documents may exist in the remaining tender documentation.
Key Requirements
Technical
- Tenderers must be able to communicate in Finnish (written and oral); English ability is also expected
- For lots 1, 2, and 4, tenderers must have demonstrable experience in previous event organization
Administrative
- Electronic submission via Open portal
Award Criteria
Lot 1
Lot 2
Lot 3
Lot 4
Lot 5
Lot 6
Lot 7
Buyer
Lots (4)
LOT-0001
Suuret tapahtumat
Large public events (4,000–10,000 participants) such as Valoviikkojen avajaiset and Independence Day celebration. Requires full event technology services including staging, lighting, AV, and related logistics.
Location
Category
Deadline
Award details
Show original TED data
Original TED description
Tampereen kaupunki järjestää vuosittain kaikille avoimia ja pääsymaksuttomia suuria yleisötilaisuuksia, joissa osallistujamäärät vaihtelevat tyypillisesti 4 000–10 000 henkilön välillä. Tapahtumat järjestetään pääsääntöisesti Tampereella, ulkotiloissa. Tapahtumien kesto voi vaihdella muutaman tunnin tilaisuuksista useamman päivän toteutuksiin. Hankinnan piirissä on vuositasolla arviolta noin 3–5 suurta tapahtumaa. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi Valoviikkojen avajaiset, Itsenäisyyspäivän juhla sekä Filharmonian puistokonsertti. Suurten tapahtumien tarve hankinnan kohteessa kattaa kokonaisvaltaiset tapahtumatekniikan palvelut. Tarjoajalta odotetaan asiantuntemusta suunnitella ja toteuttaa tapahtuman vaatimat tekniset toteutusratkaisut kuten lava-, valaistus-, IMAG-, screen- ja muu av-tekniikka. Lisäksi tilaus voi sisältää tapahtuman elävöittämiseen liittyviä valaistustarpeita. Palvelutuottajan odotetaan vastaavan toteutettavan palvelun suunnittelusta, kasaamisesta, purusta sekä kuljetuksesta. Teknisten ratkaisuiden niin edellyttäessä Tarjoajalta edellytetään valmiutta järjestää palvelun mahdollisesti tarvitsemat aggregaatit sekä nettiyhteydet.
LOT-0004
Elämyksellinen valaistus kaupunkitilassa
Experiential lighting projects in urban spaces, e.g., building illumination or light installations. Includes design, equipment rental, installation, operation, and dismantling.
Location
Category
Deadline
LOT-0003
Kaluston vuokraaminen tapahtumiin
Rental of AV equipment (speakers, mixers, screens, lighting) without technician presence. Requires fast response for urgent replacements.
Location
Category
Deadline
LOT-0002
LOT-0002
Hankinnan kohteena on tapahtumatekniikan palvelut ja laitevuokraus Tampereen kaupungin järjestämissä tapahtumissa tai hallinnoimissa tiloissa ja alueilla. Tampereen kaupunki tilaa tuottamiinsa tapahtumiin tai hallinnoimiinsa tiloihin ja alueille tapahtumatekniikkaa puitejärjestelyyn valituilta palveluntuottajilta, materiaaleissa mainituin poikkeuksin. Tampereen kaupunki on tapahtumien vastuullinen järjestäjä tai tilojen ja alueiden virallinen hallinnoija. Hankinnan kohteena olevat tapahtumatekniikan palvelut sisältävät kokonaisvaltaiset tapahtumatekniikan toteutukset tai yksittäiset laite- ja kalustovuokraukset. Hankittavan tapahtumatekniikan laajuus vaihtelee tapahtuman luonteesta sekä kohderyhmästä riippuen. Tapahtumatekniikan Tarjoaja voi käyttää toteutuksessa asianmukaisia alihankkijoita, mutta vastaa alihankkijoiden toteutuksesta kuin omastaan. Tarjoajan tulee pystyä kommunikoimaan suomeksi sekä kirjallisesti että suullisesti. Tarvittaessa Tarjoajalta odotetaan kykyä pystyä toteuttamaan palvelua myös englanniksi. Tapahtumatekniikan hankinta tehdään puitejärjestelynä, johon sisältyvät seuraavat osa-alueet: • Osa-alue 1: Suuret tapahtumat (yli 1000 osallistujaa). Valitaan enintään 4 Tarjoajaa. • Osa-alue 2: Pienet tapahtumat (alle 1000 osallistujaa). Valitaan enintään 4 Tarjoajaa. • Osa-alue 3: Kaluston vuokraaminen tapahtumiin. Valitaan enintään 4 Tarjoajaa. • Osa-alue 4: Elämyksellinen valaistus kaupunkitilassa. Valitaan enintään 4 Tarjoajaa. Osa-alueisiin 1, 2 ja 4 valituilla palveluntuottajilla tulee olla osoitettua kokemusta aiemmasta tapahtumien järjestämisestä.
Location
Category
Deadline
Procurement Details
- Publication date
- 07 Jun 2026
- Notice type
- Contract notice — standard
- Languages
- Finnish
Reference metadata
- Notice subtype
- 16
- Notice version
- 1
- Legal basis
- 32014L0024
Reference IDs
- Tender ID
- 390637-2026
- Source notice ID
- 08d55937-e511-4eed-8b78-947c51f90e4c
Documents (1)
Similar tenders
Finland – Snow-clearing services – Iitin kunnan asemakaava-alueiden katujen ja kevyen liikenteen väylien talvikunnossapito 1.11.2026 – 31.10.2029 + 2 vuoden optio
Finland – Cesspool or septic tank emptying services – Lietteiden keräys ja kuljetus saaristoalueella
Finland – Repair and maintenance services – Osallistumispyyntö: Pori Energia Oy:n kunnossapito- ja huoltopalveluiden hankinta
Finland – Architectural, construction, engineering and inspection services – Varia Hiekkaharju peruskorjaus - Suunnittelupalvelut AV-suunnittelu
Finland – Accommodation, building and window cleaning services – Huoneistosiivouspalvelut
Finland – Cesspool or septic tank emptying services – Lietteiden keräys ja kuljetus Iniön alueella
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
45 / 100
Complexity
50 / 100
Risk factors
No estimated value or maximum framework value provided; cannot assess financial opportunity.
Tenders must be in Finnish; English only expected as additional capability.
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications