Palkanlaskentapalveluiden ulkoistaminen (ml. liikkeenluovutus) ja HR-järjestelmän hankinta
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
70 / 100
Complexity
65 / 100
Risk factors
Transfer of undertaking (liikkeenluovutus) imposes obligations to take over existing staff, which may involve complex l...
Failure to submit the confidentiality undertaking by the strict deadline (10.8.2026) will result in inability to access...
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications
Overview
Moderate opportunityKey Facts
- EUR 1M estimated value
- Services contract
- 1 lot
- Payroll service outsourcing (full outsourcing including transfer of undertaking)
- HR system procurement (SaaS-based, with implementation, integration, and maintenance)
Show full summary
Kauniainen city is tendering for full outsourcing of payroll services (including transfer of undertaking) and procurement of a SaaS-based HR system. The contract is for an initial 3-year fixed term, then indefinite, with mandatory options. Estimated value is 1,000,000 EUR. The procedure is open, not divided into lots, and all documents and submissions are in Finnish. Award criteria: price 40%, quality 60%. Tenders must be submitted by 2026-08-24T09:00. A confidentiality undertaking must be submitted by 2026-08-10 to access sensitive personnel data.
Risks
Transfer of undertaking (liikkeenluovutus) imposes obligations to take over existing staff, which may involve complex l...
Failure to submit the confidentiality undertaking by the strict deadline (10.8.2026) will result in inability to access...
Analysis may be incomplete
Only part of the procurement documentation was analyzed. Additional eligibility requirements, certificates, or submission documents may exist in the remaining tender documentation.
Key Requirements
Technical
- Tenders must be in Finnish, no partial bids or variant bids allowed
- Tender must include a commitment to accept the transfer of undertaking as described in the confidential annex
Administrative
- Tenderers must sign and submit a confidentiality undertaking by 10.8.2026 09:00 to access sensitive personnel data
Requirements may be incomplete.
Award Criteria
Lot 1
Lot 2
Buyer
Name
Kauniaisten kaupunki
Location
Kauniainen, FIN
Website
Identifier
0203026-2
Lots (4)
LOT-0000
Palkanlaskentapalveluiden ulkoistaminen (ml. liikkeenluovutus) ja HR-järjestelmän hankinta
Single lot covering full outsourcing of payroll services, transfer of undertaking (receiving existing staff), implementation and maintenance of a SaaS HR system including integrations, and operation as the master HR data system.
EUR 1M
Estimated value
Category
Deadline
Award details
Additional CPV codes
Value note
Show original TED data
Original TED description
Kauniaisten kaupunki kilpailuttaa palkanlaskentapalvelun kokonaisulkoistuksen ja HR-järjestelmän. Hankinta sisältää palkanlaskentapalvelun tuottamisen sekä HR-järjestelmän käyttöönoton, järjestelmään liittyvien järjestelmäintegraatioiden toteutuksen ja järjestelmän ylläpidon SaaS-palveluna. Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, joka kytketään osaksi hankintaa. HR-järjestelmän osalta kaupungin tahtotilana on hankkia SaaS-pohjainen HR-järjestelmä, joka vastaa kaupungin tarpeita, tarjoaa kattavan ja monipuolisen raportoinnin sekä integroituu saumattomasti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, toimien HR-tiedon master-järjestelmänä. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä tukee kaupungin strategisia tavoitteita, vahvistaa HR-toiminnon kykyä palvella organisaatiota kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaa modernin, kustannustehokkaan sekä käyttäjäystävällisen henkilöstöhallinnon toimintamallin. Tarkoituksena on löytää kaupungin tarpeisiin sopiva, ketterä ja käyttäjäystävällinen HR-järjestelmä, joka on joustava käyttää ja hallinnoida niin HR-asiantuntijoiden, esihenkilöiden kuin työntekijöidenkin näkökulmista. Palkanlaskentapalvelulle ja HR-järjestelmälle asetetut vaatimukset on kuvattu tarkemmin hankintailmoitukseen liitetyssä tarjouspyyntöaineistossa.
Lot 2
Lot 2
Kauniaisten kaupunki kilpailuttaa palkanlaskentapalvelun kokonaisulkoistuksen ja HR-järjestelmän. Hankinta sisältää palkanlaskentapalvelun tuottamisen sekä HR-järjestelmän käyttöönoton, järjestelmään liittyvien järjestelmäintegraatioiden toteutuksen ja järjestelmän ylläpidon SaaS-palveluna. Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, joka kytketään osaksi hankintaa. HR-järjestelmän osalta kaupungin tahtotilana on hankkia SaaS-pohjainen HR-järjestelmä, joka vastaa kaupungin tarpeita, tarjoaa kattavan ja monipuolisen raportoinnin sekä integroituu saumattomasti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, toimien HR-tiedon master-järjestelmänä. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä tukee kaupungin strategisia tavoitteita, vahvistaa HR-toiminnon kykyä palvella organisaatiota kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaa modernin, kustannustehokkaan sekä käyttäjäystävällisen henkilöstöhallinnon toimintamallin. Tarkoituksena on löytää kaupungin tarpeisiin sopiva, ketterä ja käyttäjäystävällinen HR-järjestelmä, joka on joustava käyttää ja hallinnoida niin HR-asiantuntijoiden, esihenkilöiden kuin työntekijöidenkin näkökulmista. Palkanlaskentapalvelulle ja HR-järjestelmälle asetetut vaatimukset on kuvattu tarkemmin hankintailmoitukseen liitetyssä tarjouspyyntöaineistossa.
Category
Lot 3
Lot 3
Kauniaisten kaupunki kilpailuttaa palkanlaskentapalvelun kokonaisulkoistuksen ja HR-järjestelmän. Hankinta sisältää palkanlaskentapalvelun tuottamisen sekä HR-järjestelmän käyttöönoton, järjestelmään liittyvien järjestelmäintegraatioiden toteutuksen ja järjestelmän ylläpidon SaaS-palveluna. Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, joka kytketään osaksi hankintaa. HR-järjestelmän osalta kaupungin tahtotilana on hankkia SaaS-pohjainen HR-järjestelmä, joka vastaa kaupungin tarpeita, tarjoaa kattavan ja monipuolisen raportoinnin sekä integroituu saumattomasti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, toimien HR-tiedon master-järjestelmänä. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä tukee kaupungin strategisia tavoitteita, vahvistaa HR-toiminnon kykyä palvella organisaatiota kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaa modernin, kustannustehokkaan sekä käyttäjäystävällisen henkilöstöhallinnon toimintamallin. Tarkoituksena on löytää kaupungin tarpeisiin sopiva, ketterä ja käyttäjäystävällinen HR-järjestelmä, joka on joustava käyttää ja hallinnoida niin HR-asiantuntijoiden, esihenkilöiden kuin työntekijöidenkin näkökulmista. Palkanlaskentapalvelulle ja HR-järjestelmälle asetetut vaatimukset on kuvattu tarkemmin hankintailmoitukseen liitetyssä tarjouspyyntöaineistossa.
Category
Lot 4
Lot 4
Kauniaisten kaupunki kilpailuttaa palkanlaskentapalvelun kokonaisulkoistuksen ja HR-järjestelmän. Hankinta sisältää palkanlaskentapalvelun tuottamisen sekä HR-järjestelmän käyttöönoton, järjestelmään liittyvien järjestelmäintegraatioiden toteutuksen ja järjestelmän ylläpidon SaaS-palveluna. Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, joka kytketään osaksi hankintaa. HR-järjestelmän osalta kaupungin tahtotilana on hankkia SaaS-pohjainen HR-järjestelmä, joka vastaa kaupungin tarpeita, tarjoaa kattavan ja monipuolisen raportoinnin sekä integroituu saumattomasti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, toimien HR-tiedon master-järjestelmänä. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä tukee kaupungin strategisia tavoitteita, vahvistaa HR-toiminnon kykyä palvella organisaatiota kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaa modernin, kustannustehokkaan sekä käyttäjäystävällisen henkilöstöhallinnon toimintamallin. Tarkoituksena on löytää kaupungin tarpeisiin sopiva, ketterä ja käyttäjäystävällinen HR-järjestelmä, joka on joustava käyttää ja hallinnoida niin HR-asiantuntijoiden, esihenkilöiden kuin työntekijöidenkin näkökulmista. Palkanlaskentapalvelulle ja HR-järjestelmälle asetetut vaatimukset on kuvattu tarkemmin hankintailmoitukseen liitetyssä tarjouspyyntöaineistossa.
Category
Procurement Details
- Publication date
- 03 Jun 2026
- Notice type
- Contract notice — standard
- Languages
- Finnish
Reference metadata
- Notice subtype
- 16
- Notice version
- 1
- Legal basis
- 32014L0024
Reference IDs
- Tender ID
- 385220-2026
- Source notice ID
- 5748ebff-f082-4c70-aafa-0941f95497b7
Documents (1)
Similar tenders
Finland – Snow-clearing services – Iitin kunnan asemakaava-alueiden katujen ja kevyen liikenteen väylien talvikunnossapito 1.11.2026 – 31.10.2029 + 2 vuoden optio
Finland – Cesspool or septic tank emptying services – Lietteiden keräys ja kuljetus saaristoalueella
Finland – Repair and maintenance services – Osallistumispyyntö: Pori Energia Oy:n kunnossapito- ja huoltopalveluiden hankinta
Finland – Architectural, construction, engineering and inspection services – Varia Hiekkaharju peruskorjaus - Suunnittelupalvelut AV-suunnittelu
Finland – Accommodation, building and window cleaning services – Huoneistosiivouspalvelut
Finland – Cesspool or septic tank emptying services – Lietteiden keräys ja kuljetus Iniön alueella
Opportunity Score
Why this score?
Opportunity
70 / 100
Complexity
65 / 100
Risk factors
Transfer of undertaking (liikkeenluovutus) imposes obligations to take over existing staff, which may involve complex l...
Failure to submit the confidentiality undertaking by the strict deadline (10.8.2026) will result in inability to access...
Deep Portfolio Analysis
Uses:
- Description
- Industries & Services
- Capabilities
- Market & Experience
- Certifications